Hier mardi 27 avril 2018, Bertille et moi (Hortense) sommes intervenues pour l’association Vendée International et la CCI de Vendée lors d’une après-midi autour des outils numériques. Pendant une vingtaine de minutes, nous avons pu montrer aux entrepreneurs comme nous travaillons chaque jour avec des outils numériques qui nous simplifient grandement la vie.
Les outils collaboratifs et numériques permettent de
- Travailler en équipes éclatées ou à distance (surtout à l’international)
- Communiquer facilement au jour le jour
- Gagner du temps et éviter la réunionite ou l’avalanche d’e-mails
- Avoir un historique ou un suivi des projets et des révisions
- Se coordonner avec plusieurs services / équipes voire avec des ressources extérieures (partenaires, fournisseurs…)
- Gérer des projets en mode “AGILE” (à découvrir d’urgence en bonus en bas de cet article)
Dans notre démonstration, Bertille et moi faisions partie d’une équipe imaginaire qui a l’idée de créer un livre blanc pour le diffuser à nos clients et sur le site internet de l’entreprise. Il faut donc nous organiser avec le reste de l’équipe pour mener à bien ce projet simple, c’est-à-dire :
- Pouvoir caler une réunion de lancement de projet rapidement selon les disponibilités de chacun et en tenant compte de l’éloignement (rédactrice à Lille notamment) de certains
- Pouvoir communiquer et se poser des questions entre membres de l’équipe sans s’envoyer 10 mails par heure avec formules de politesse
- Pouvoir suivre l’avancement du projet et des tâches de chacun, imposer des échéances pour éviter les retards, et donner une vue globale au chef de projet pour ne pas avoir à faire 10 réunions « point d’avancement »
Quelques outils numériques que nous utilisons au quotidien
Etape 1 : Nous calons la date de réunion grâce à l’outil gratuit Doodle qui permet de proposer un sondage rapide avec des dates/horaires par e-mail et de se mettre d’accord à plusieurs.
Etape 2 : Nous faisons la réunion de lancement sur un outil de visioconférence gratuit en ligne appelé Appear.in, ce qui nous permet d’avoir tout le monde où qu’ils soient.
Etape 3 : Nous récupérons toutes les idées lancées par chacun dans une carte mentale (ou « mindmap ») en ligne comme Coggle pour éviter les compte-rendus trop longs à rédiger.
Etape 4 : Nous sommes déjà tous membres d’un réseau social interne à l’entreprise qui s’appelle Slack, nous créons donc simplement un canal de discussion « livre blanc » dans lequel nous pourrons échanger plus rapidement que par e-mail au quotidien.
Etape 5 : Nous créons un tableau de suivi dans un outil freemium appelé Trello (ou « l’outil qui nous sauve la vie » comme nous l’appelons). Grâce à un système de colonnes inspiré de la méthode Kanban (Agile), nous assignons des tâches à chaque membre (ex : prendre des photos de l’entreprise pour illustrer le livre blanc) avec une date limite. Le responsable d’une tâche doit alors déplacer la tâche dans les colonnes « en cours » et ensuite « terminé » pour indiquer où il en est à tout le monde.
Etape 6 : Le livre blanc est rédigé sur Google Doc (un équivalent de Word mais en ligne et collaboratif), ce qui permet à chacun de remplir simultanément sa partie, au correcteur de repasser dedans, aux graphistes d’ajouter la charte et les photos, à la direction de le commenter en temps réel.
Résultat espéré : le livre blanc sort en 5-10 jours là où il faut 1 mois pour n’importe quelle équipe moins bien organisée.
Attention, certaines des solutions ci-dessous ne conviendront pas à votre entreprise, notamment à cause de la sécurité des données sensibles si vous en utilisez (serveurs aux Etats-Unis, etc.), mais connaître ces méthodes de travail et fonctionnalités reste extrêmement intéressant pour choisir vos propres outils.
Vous souhaitez découvrir ces façons de travailler ? Organisons ensemble une après-midi d’atelier ludique et conviviale avec vos collaborateurs !
Bonus : c’est quoi la méthode Agile ?
La méthode agile vient du monde des ingénieurs et des développeurs où les projets sont souvent extrêmement complexes, évoluent tout le temps en cours de production et sont donc difficiles à gérer. Si vous allez dans certaines SSII ou cabinets d’étude, vous trouverez des murs entiers couverts de post-it de couleur dans des colonnes « à faire », « en cours », « bogue détecté », « terminé », « abandonné », etc. et des développeurs qui se lèvent pour aller fièrement retirer un post-it bogue de la liste ou passer une tâche en « terminée ». On divise ainsi le projet en « sprints » de 15 jours par exemple et à la fin de ce sprint, le client ou le donneur d’ordre évalue (ou « recette ») ce qui a été fait pour que les modifications soient faites, non pas après la livraison du produit mais pendant sa conception (processus dit « itératif »).
Cette méthode appelée Kanban n’est qu’une des nombreuses méthodes possibles pour gérer un projet et sachez qu’il y a des chefs de projet experts en Agile qui sont là pour vous accompagner. Si vous voyez « Scrum Master » passer dans une offre d’emploi, sachez que c’est l’un de ces chefs de projet magiques qui arrivent à orchestrer et à dynamiser le projet avec des équipes qui peuvent être locales, éclatées ou à distance.
Bon j’avoue, c’est encore un de ces domaines où il faut avoir un dictionnaire spécial pour comprendre mais ça s’apprend, ça se découvre et une fois qu’on y a goûté, on ne peut plus s’en passer.
